Combien de temps passez-vous vraiment sur l'administratif ? La méthode pour le mesurer
Les praticiens sous-estiment presque toujours leur charge administrative. Une méthode d'auto-mesure sur une semaine, un barème de référence et les trois postes à optimiser en premier.
Demandez à un praticien combien de temps lui prend l'administratif : il répondra « trop », rarement un chiffre. C'est normal : cette charge est faite de micro-tâches invisibles, deux minutes ici, cinq minutes là. Pour décider quoi améliorer, il faut d'abord mesurer.
La méthode : une semaine, un carnet, trois colonnes
Pendant une semaine type, notez chaque tâche non clinique dans trois colonnes : gestion des rendez-vous (prise, modification, rappel), facturation et encaissement, et divers (courriers, fournitures, comptabilité). Notez la durée estimée, sans chercher la précision à la minute.
L'important est l'exhaustivité : les trente secondes pour répondre à un SMS de patient comptent, car elles se répètent vingt fois par jour et fragmentent votre attention entre deux consultations.
Les ordres de grandeur observés
Chez les cabinets individuels que nous accompagnons, la charge administrative totale se situe le plus souvent entre six et dix heures par semaine. La gestion des rendez-vous en représente environ la moitié, la facturation un quart, le reste se répartit sur les divers.
Au-delà de dix heures, il y a presque toujours un poste anormalement lourd : souvent la double saisie entre deux outils qui ne se parlent pas.
Par quoi commencer
Optimisez dans l'ordre du rendement : d'abord les rappels de rendez-vous automatiques, qui suppriment à la fois des appels et des absences. Ensuite la facturation liée à la fiche patient, qui élimine la ressaisie. Enfin les relances de suivi, qui transforment du temps administratif en temps de soin.
Mesurer une semaine suffit à voir où passent vos heures, et à vérifier dans trois mois que ça a changé. Les cabinets qui passent sur Komper regagnent en moyenne l'équivalent d'une demi-journée par semaine : de quoi voir des patients, ou ne pas travailler le dimanche soir.