Doctolib, agenda papier, Excel : comment centraliser votre patientèle sans rien perdre
Votre patientèle est éparpillée entre trois outils ? Méthode pas à pas pour tout réunir au même endroit, en une après-midi, sans perdre une seule fiche.
Le quotidien de beaucoup de cabinets ressemble à ceci : les rendez-vous dans Doctolib, les coordonnées dans le téléphone, l'historique dans un cahier et la facturation dans Excel. Chaque information existe quelque part, mais jamais au même endroit. Résultat : des doubles saisies, des oublis, et l'impression de courir après ses propres données.
Étape 1 : exporter ce qui existe déjà
Doctolib permet d'exporter la liste de vos patients au format CSV depuis l'espace praticien. C'est la base la plus fiable : elle contient les noms, coordonnées et historiques de rendez-vous.
Si vous travaillez sur Excel, rassemblez vos fichiers dans un seul classeur, une ligne par patient. Ne cherchez pas la perfection à cette étape : l'objectif est de tout mettre au même endroit, le tri vient après.
Étape 2 : dédoublonner intelligemment
Le même patient existe souvent deux fois : « Martin Sophie » dans un fichier, « Sophie MARTIN » dans l'autre, avec deux numéros de téléphone différents. La règle simple : le numéro de mobile fait foi, car c'est lui qui sert aux rappels. En cas de doute, conservez la fiche la plus récente et fusionnez les historiques.
Étape 3 : importer et vérifier par échantillon
Une fois le fichier propre, l'import dans un CRM prend quelques minutes. Vérifiez ensuite un échantillon d'une dizaine de fiches : coordonnées complètes, historique cohérent, notes au bon endroit. Si l'échantillon est bon, le reste l'est presque toujours.
Gardez vos anciens fichiers trois mois en lecture seule, le temps de vérifier que rien ne manque, puis archivez-les. Deux sources de vérité qui vivent en parallèle, c'est la garantie de divergences.
Ce que ça change au quotidien
Une fiche unique par patient, c'est un secrétariat qui répond du premier coup, des rappels qui partent au bon numéro et une facturation qui reprend automatiquement les bonnes coordonnées. Les cabinets qui franchissent le pas parlent d'une à deux heures gagnées par semaine, simplement en arrêtant de chercher.
Centraliser sa patientèle n'est pas un projet informatique, c'est une après-midi de rangement bien menée. Komper importe directement vos exports Doctolib et vos fichiers Excel, et détecte les doublons à l'import.
